U bevindt zich hier: C+ certificering bv > Meest gestelde vragen

Meest gestelde vragen

Hoe is het bedrag van de prijsaanbieding opgebouwd?

Het totaalbedrag van de prijsaanbieding is gebaseerd op de hele certificatieperiode van (drie jaar).

  • 1ste jaar: (her)certificeringonderzoek, inclusief vooronderzoek en rapportage.
  • 2e jaar: periodiek onderzoek jaar 1, inclusief rapportage.
  • 3e jaar: periodiek onderzoek jaar 2, inclusief rapportage.

De overeenkomst is dus gekoppeld aan de certificatiecyclus van uw organisatie.

Moet het totaalbedrag van de prijsaanbieding in één keer betaald worden of na elke audit een gedeelte?

Het totaalbedrag hoeft niet in één keer betaald te worden, maar kan in drie keer: na het certificeringonderzoek, na het eerste periodiek onderzoek en na het tweede periodiek onderzoek. U ontvangt de factuur per e-mail, nadat wij een onderzoek bij uw organisatie hebben uitgevoerd. De betalingstermijn is 30 dagen.

Zijn er kosten verbonden aan de afhandeling van één of meerdere afwijkingen?

In beginsel zijn er geen extra kosten verbonden aan de afhandeling van afwijkingen. In bijna alle gevallen kan dit afgehandeld worden met een documentenonderzoek op ons kantoor. Indien de auditor aanvullend onderzoek op locatie of een projectbezoek moet uitvoeren, worden er wel extra kosten in rekening gebracht. In dit geval worden de extra tijd en de reiskosten berekend.

Waarom moeten de documenten, zoals het handboek, al een paar weken voorafgaand aan de audit verstuurd worden?

Wij willen de tijd bij u op locatie graag zo efficiënt en effectief mogelijk benutten en u vroegtijdig informeren over mogelijke onvolkomenheden in de documentatie. Het ‘handboekgedeelte’ willen wij daarom zo vroeg mogelijk afronden. Het vooronderzoek wordt in de meeste gevallen op ons kantoor uitgevoerd. Daarmee beperken wij de tijdsbesteding en reiskosten.

Kan C+ ook ondersteunen bij het opstellen en implementeren van de documenten?

Als certificerende instelling hebben wij een toetsende rol vanuit een onafhankelijke positie. Onze bijdrage richt zich op het constateren van verbetermogelijkheden en niet op de concrete invulling hiervan. Wij kunnen u wel in contact brengen met adviseurs in uw regio. Zij kunnen u helpen met het opstellen en implementeren van uw managementsysteem.

Is het verplicht dat een audit drie maanden voor afloop van het certificaat wordt uitgevoerd?

Dit is niet verplicht, maar wel aan te bevelen. Mocht de auditor afwijkingen constateren tijdens het hercertificeringonderzoek, dan heeft u nog voldoende tijd om deze op te lossen. Indien de audit bijvoorbeeld een maand voor afloop van uw certificaat wordt uitgevoerd, kan het voorkomen dat u tijdelijk niet gecertificeerd bent. Wij adviseren een termijn van drie maanden, maar zullen dit niet afdwingen. Het blijft uw keuze en dus uw risico.

Is de looptijd van een certificaat korter als de hercertificering drie maanden voor de afloop van het huidige certificaat plaatsvindt?

Nee, de looptijd van het certificaat wordt hierdoor niet korter.

Voorbeeld

Uw huidige certificaat loopt op 2 maart 2015 af. Ondertussen is er al een nieuwe audit uitgevoerd en is uw organisatie positief voorgedragen voor certificatie. De datum uitgifte op uw certificaat wordt dan bijvoorbeeld 6 februari 2015 en de datum geldig tot wordt 2 maart 2018. De looptijd van uw certificaat wordt dus niet korter.

Is een bedrijf direct gecertificeerd aan het einde van de auditdag?

Tijdens de slotbijeenkomst geeft de auditor aan of hij een positief of negatief advies geeft voor certificering. Op dat moment bent u nog niet gecertificeerd. De bevindingen van de auditor worden ook intern beoordeeld en uiteindelijk goedgekeurd. Daarna wordt het certificaat verstrekt.

Hoe lang duurt het voordat een certificaat wordt uitgegeven?

Bij positief advies ontvangt u drie á vier weken na afronding van het onderzoek uw certificaat. Samen met het certificaat ontvangt u de inlogcodes om de certificeringlogo’s te downloaden op onze website. De termijn is afhankelijk van de afronding van de auditrapportage en het goedkeuringsproces.

Wordt er een certificaat uitgegeven als er één of meerdere afwijkingen zijn geconstateerd?

Als er tijdens een certificering- of hercertificeringonderzoek afwijkingen zijn geconstateerd, moeten deze normaliter binnen dertien weken afgehandeld worden. De auditor beoordeelt dit vervolgens, waarna het certificatieproces wordt afgerond.

Zijn er tijdens een periodiek onderzoek afwijkingen vastgesteld? Dan heeft u drie maanden de tijd om deze op te lossen. Dit heeft verder geen consequenties voor uw certificaat.

Voor meer informatie over afwijkingen verwijzen wij u naar ons ‘Informatiebulletin afwijkingen’.

Wat is er mogelijk met betrekking tot het overleggen van een certificaat?

U krijgt standaard twee certificaten toegestuurd. In geval van certificatie van een holding met onderliggende werkmaatschappijen bevat het certificaat een Appendix met vermelding van de werkmaatschappijen (ook wel nevenvestiging genoemd). Een werkmaatschappij is echter niet hetzelfde als een locatie. Het betreft een zogenaamde juridische entiteit.

Daarnaast is het mogelijk om uw certificaat in de Engelse, Duitse of Franse taal te ontvangen.

Waarom wordt er om de zoveel jaar een nieuwe auditor ingezet?

Het is gebleken dat na gemiddeld drie jaren de kans toeneemt dat een auditor wat minder onafhankelijk zijn audit kan uitvoeren, doordat het bedrijf ‘te eigen’ wordt. Om die reden zullen wij dit na elke cyclus van drie jaren, samen met u, kritisch bekijken en beoordelen. Ons uitgangspunt blijft dat een auditor een gehele cyclus de audits uitvoert, om op deze manier een positieve bijdrage aan de ontwikkeling van uw managementsysteem te kunnen leveren.

Wat is het belang / de noodzaak van een projectbezoek?

De auditor is tijdens een audit op zoek naar positieve bewijsvoering dat uw managementsysteem voldoet aan de eisen. Dit kan door het houden van interviews, inzage in dossiers en door observaties. De locatie waar de werkzaamheden uitgevoerd worden is hierbij van belang, zoals een projectlocatie.

Wat houdt accreditatie in?

Bij het uitvoeren van certificering moeten wij deskundig, onpartijdig en onafhankelijk handelen. De Raad voor Accreditatie (RvA) toetst onze werkwijze en bij positief resultaat mogen wij hun accreditatiemerk gebruiken. Dit merk is bijvoorbeeld te vinden op het certificaat. Sommige opdrachtgevers vinden het accreditatiemerk van belang.

Meer informatie over onze actuele accreditatiestatus vindt u op www.rva.nl. Ons nummer is C490.

Wat is het verschil tussen VCA* en VCA**?

Het is belangrijk om vast te stellen welke rol uw organisatie heeft in het gehele proces: bent u hoofdaannemer of onderaannemer? VCA** en VCA* zijn namelijk hierop gebaseerd. Het aantal sterren is dus geen kwalitatieve aanduiding. Voert u werkzaamheden meestal uit als onderaannemer of bent u een serviceorganisatie? Dan is een VCA* certificaat vaak voldoende.

Uiteindelijk is het meestal de opdrachtgever die bepaalt welk niveau u nodig heeft. De opdrachtgever kan bijvoorbeeld in de gunningcriteria vaststellen dat uw organisatie een VCA** certificaat moet hebben.